คุณลักษณะ 10 ประการของผู้มีประสิทธิภาพ

“Teamwork” หรือ “การทำงานร่วมกับผู้อื่น” เป็นสิ่งสำคัญในการบริหารจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) โดยเฉพาะในสายงานทางด้านโลจิสติกส์ ที่จะต้องประสานการทำงานเป็นทีมเดียวกับทั้งลูกค้า เพื่อบริหารจัดการคำสั่งซื้อมากมายมหาศาลและความต้องการที่แตกต่างกันของลูกค้าในแต่ละธุรกิจทั้งที่ต้นทางและปลายทาง ในขณะที่อีกด้านหนึ่ง จะต้องประสานงานและบริหารจัดการรถขนส่งไม่ว่าจะเป็นพนักงานขับรถ พนักงานจัดเรียงสินค้า ตลอดจนพนักงานที่คลังสินค้าที่ปลายทางด้วย จึงเป็นงานที่ท้าทายความสามารถในการบริหารจัดการกระบวนการต่างๆให้ทำงานสอดคล้องกันเพื่อให้การดำเนินงานจากต้นน้ำไปปลายน้ำราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งต้องอาศัยทักษะหลายอย่างไม่ว่าจะ “การเปิดใจรับฟังผู้อื่น” “การเจรจาต่อรอง/ประนีประนอม” “ความเด็ดขาดในการตัดสินใจ” ตลอดจน “การรับผิดชอบต่อหน้าที่ของตน” แต่ในขณะเดียวกันจะต้องมองประโยชน์ส่วนรวมเป็นหลักด้วย ก่อนที่เราจะบริหารจัดการทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราก็ควรเป็นผู้ที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเช่นกัน ซึ่งต้องอาศัยคุณลักษณะ 10 ประการ ดังต่อไปนี้

1.) มีเป้าหมาย/ภารกิจที่ต้องจัดการอย่างชัดเจน

การที่เราจะเป็นคนที่มีประสิทธิภาพได้นั้น จะต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจน และ สามารถวัดผลได้ก่อนและไม่จำเป็นต้องยาก โดยเริ่มจากเป้าหมายระยะสั้นก่อนก็ได้ เพราะถ้าเราตั้งเป้าหมายไว้สูงเกินไป แล้วเราทำไม่ได้ จะกลายเป็นความกดดันตัวเอง แต่ถ้าเราสามารถทำเป้าหมายระยะสั้นของเราได้สำเร็จแล้ว เราก็จะมีกำลังใจมากขึ้น และสามารถทำตามเป้าหมายต่อ ๆ ไปได้ แต่เป้าหมายที่ดี จะต้องเป็นเป้าหมายที่ไม่ง่ายและไม่ยากจนเกินไป ยกตัวอย่างเช่น เป้าหมายระยะสั้น คือ จะต้องสามารถจัดการแก้ไขปัญหาให้กับลูกค้าได้ภายในสิ้นเดือนนี้ หรือ เป้าหมายระยะยาว คือ จะต้องเป็นธุรกิจชั้นนำของประเทศไทยภายในปี 2020 เป็นต้น

2.) การจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องรับผิดชอบ

การที่จะต้องรับผิดชอบต่อสิ่งต่างๆมากมายไม่ได้หมายความว่าเราเป็นคนเก่ง/คนมีประสิทธิภาพ เพราะแท้จริงแล้วคนที่มีประสิทธิภาพจะต้องสามารถรับผิดชอบสิ่งต่างๆได้อย่างดีด้วย เราอาจจะเห็นได้ว่า ผู้บริหารส่วนใหญ่ก็ต้องมีความรับผิดชอบมากมาย แล้วทำไมเขาถึงประสบความสำเร็จ? เหตุผลง่าย ๆก็เพราะว่าพวกเขาเหล่านั้น สามารถกระจายความรับผิดชอบไปยังส่วนต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นเมื่อเกิดปัญหาส่วนใดส่วนหนึ่ง ก็ให้คนที่รับผิดชอบส่วนนั้นเป็นคนแก้ไขปัญหา หากแก้ไม่ได้ เขาจึงจะเป็นผู้ที่จะเข้าไปช่วยเหลือในภายหลังนั่นเอง ทั้งนี้ จะต้องร่วมถึงการไม่เสียเวลาให้กับเรื่องไม่เป็นเรื่องเป็นอันขาด แต่จะให้เวลากับเรื่องที่สำคัญที่มีผลกระทบต่อการทำงานและต่อคนจำนวนมาก

3.)คิดก่อนพูด . . . โดยเฉพาะคำว่า “ใช่”

ก่อนจะพูดอะไรจะต้องผ่านกระบวนการคิด กลั่นกรองอย่างดีแล้วเท่านั้น เพราะสิ่งที่พูดจะเป็นเสมือน “คำมั่นสัญญา” ที่ผูกมัดความรับผิดชอบไว้กับเรา หากเราไม่สามารถทำได้อย่างที่พูด ก็จะเกิดผลเสียกับตัวเรา ดังนั้น เมื่อไหร่ก็ตามที่เกิดแนวคิดใหม่ๆ เราควรจะประเมินผลของแนวคิดนั้นๆก่อน ว่าดีพอ/ตรงตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการจริงๆหรือไม่ ซึ่งแน่นอน ต้องคิดตามหลักความเป็นจริงและคิดทบทวนหลายครั้ง ก่อนที่จะลงมือทำ เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด หรือถ้าจะเกิดก็จะต้องเกิดความผิดพลาดน้อยที่สุด

4.) การเข้าใจเหตุผลของการกระทำ

การเข้าใจเหตุผลหรือที่มาของการกระทำต่างๆของผู้ร่วมงาน/ทีมงาน/ผู้อื่นโดยไม่ใช้อารมณ์มาเป็นเครื่องมือในการตัดสิน ถือเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เมื่อเราเข้าใจสาเหตุของการกระทำนั้น ๆ แล้ว เราก็จะเป็นคนที่มีความคิดอย่างเป็นเหตุเป็นผล เป็นที่รักของคนรอบข้าง และจะมีความสุขในชีวิตไม่ว่าจะเป็นชีวิตการทำงานหรือชีวิตส่วนตัว

5.) ให้ผลสำเร็จเป็นตัวประกาศชัยชนะ

ไม่ต้องพูดให้เยอะความ แต่ให้ผลลัพธ์จากการกระทำ/ความรับผิดชอบต่อหน้าที่เป็นเครื่องบ่งชี้ถึงความสามารถของเราแทนคำพูด ตามสุภาษิตที่ว่า “การกระทำ สำคัญกว่าคำพูด/สิบปากว่า ไม่เท่าตาเห็น ” เชื่อว่าทุกคนเคยคิดสงสัยอยู่เสมอว่า คนที่ออกมาพูดนั้นพูดนี่เยอะแยะไปหมด เขาทำได้อย่างที่พูดจริงหรือเปล่า แต่กับคนที่ไม่พูดอะไรเลย แต่สามารถทำสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราไม่เคยจะตั้งข้อสงสัยกับเขาเลยแม้แต่นิดเดียว

6.) ช่วยให้ผู้อื่นทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเช่นกัน

นอกจากตนเองจะเป็นคนที่มีประสิทธิภาพแล้ว การที่คนรอบข้างทำงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยจะกลายเป็นพลังในการขขับเคลื่อนงานที่สำคัญ เช่น เจ้านายสอนลูกน้องให้ลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็น แนะนำการแก้ไขปัญหาต่างๆได้อย่างชัดเจน ฯลฯ ซึ่งไม่ว่าจะเป็นเรื่องการทำงานหรือเรื่องการใช้ชีวิตก็เป็นสิ่งดีเช่นกัน เพราะนั่นจะทำให้ลูกน้องมีความสุขทั้งในการทำงานและการใช้ชีวิตส่วนตัว

7.) กระบวนการถัดไปคือลูกค้าของเรา

การนึกถึงลูกค้าเป็นสำคัญ นั่นคือ การจะทำอะไรก็ตามสิ่งนั้นจะต้องเป็นสิ่งที่ลูกค้ามีความต้องการจริงๆ ไม่ใช่เกิดจากการที่คิดว่าลูกค้าต้องการ เราน่าจะเคยเห็นสินค้าหลายชนิดที่ดูดีมาก แต่ไม่ประสบความสำเร็จ ก็เพราะสินค้านั้นมันไม่ได้ตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างแท้จริง นอกจากลูกค้าของเราแล้ว เราต้องนึกถึงลูกค้าที่เป็นเพื่อนร่วมงานของเราด้วย เราต้องคิดเสมอว่า “The next process is our customer” หรือ “กระบวนการถัดไปคือลูกค้าของเรา” ฉะนั้น หากเราทำงานไปได้ไม่ดี ไม่ชัดเจน กระบวนการถัดไปก็จะเกิดปัญหาด้วยเช่นกัน ผลที่ได้คือนอกจากเราจะทำงานได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพแล้ว เราก็จะตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ไม่ดีเท่าที่ควรอีกด้วย

8.) พยายามเปลี่ยนแปลงเพื่อสิ่งที่ดีกว่า

การพยายามปรับปรุง/เปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆให้ดีขึ้นด้วยตนเองโดยไม่ต้องให้ใครมาบอก เช่น เรามีปัญหาจากกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน ไม่มีการแบ่งงานกันทำอย่างชัดเจน ซึ่งคนที่มีประสิทธิภาพจะเป็นคนที่เล็งเห็นถึงปัญหานี้และพยายามหาวิธีการแก้ไขให้ดีขึ้น โดยไม่จำเป็นว่าคนๆนี้จะเป็นคนที่ต้องแก้ปัญหาด้วยตนเองเพียงแต่เขามีความคิดที่อยากจะพัฒนาสิ่งต่างๆให้ดีขึ้นก็ดีมากแล้วและนั่นเป็นก้าวแรกของการเป็นคนที่มีประสิทธิภาพด้วย

9.) ตั้งใจทำเพื่อให้งานสำเร็จ

ลงมือทำงานต่างๆให้เสร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี แต่อย่างไรก็ตาม ก็จะต้องไม่เอางานทุกอย่างมาทำแต่เพียงผู้เดียว แต่จะต้องทำงานที่ตนเองมีความรู้จริง เพื่อให้งานที่ออกมานั้นเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด ส่วนงานอื่นๆที่ไม่ถนัด ก็จะต้องประสานงานกับเพื่อนร่วมงานที่มีความสามารถในเรื่องนั้นๆ ให้ช่วยกันทำงานร่วมกัน และใช้โอกาสนั้นเรียนรู้เพิ่มเติมในเรื่องที่เราไม่ถนัดจากเพื่อนร่วมงานจะดีกว่า

10.) ใฝ่รู้และเรียนรู้อยู่เสมอ

หมั่นฝึกฝนตนเองและหาความรู้เพิ่มเติม โดยต้องไม่คิดว่าเรารู้ดีแล้ว ต้องพร้อมเรียนรู้ในสิ่งใหม่ ๆ โดยเริ่มต้นง่าย ๆ คือต้องมีสุขภาพกายที่ดี เมื่อร่างกายแข็งแรง การทำสิ่งต่าง ๆ ก็จะง่ายขึ้น จากนั้นก็หมั่นบำรุงความคิด ไม่ว่าจะเป็นการอ่านหนังสือเพิ่มเติม การฟังสัมมนาต่าง ๆ  และต้องพัฒนาจิตวิญญาณและอารมณ์ ให้เป็นคนที่สงบ ไม่ฟุ้งซ่าน และ เข้าใจตนเองและผู้อื่น

สุดท้ายแล้ว แม้ว่าจะมีคุณลักษณะทั้ง 10 ประการแล้วก็ตาม สิ่งสำคัญไม่แพ้กัน คือ “Synergy” หรือ “การประสานงานกับผู้อื่นเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดี” โดยจะต้องเข้าใจและยอมรับในความต่างกันของคน มองความแตกต่างให้เป็นประโยชน์มากกว่าโทษ และพยายามนำข้อดีของความแตกต่างมาใช้ในทางที่สร้างสรรค์ ใช้ในทางที่เกิดประโยชน์ ซึ่งต้องอาศัยการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและการเรียนรู้ร่วมกันเพื่อให้เกิดการพัฒนาการในการทำงาน แล้วความสำเร็จของงานจะมาถึงทีมอย่างแน่นอน

ขอบคุณข้อมูลจาก SCGLogistics